Eu simplesmente amo Gestão à vista, mas amo por um motivo muito claro: ela engaja pessoas! Mas entendo que começar a espalhar informações pela empresa pode ser realmente desafiador.
Já ouvi diversos profissionais dizerem que a Gestão à vista não funciona. São queixas de todos os tipos, desde “Ninguém atualiza isso!” até “Ninguém olha para as informações”. Quando a questão é o “Como fazer” então, Deus nos salve, porque é cada absurdo. Ninguém sabe que ferramentas usar ou quais informações expor.
Por isso resolvi escrever esse artigo, para ajudar você a iniciar a gestão à vista com um pouco mais de segurança. Por isso, neste texto, vou explicar o que é gestão à vista, dar alguns exemplos e fazer algumas ressalvas. Até o final do artigo, garanto que você vai perder o medo e se sentir um pouco mais confortável com esse tipo de comunicação.
O que é gestão à vista?
A gestão à vista é uma forma de comunicar as pessoas sobre informações importantes para a empresa e para o trabalho. Além disso, ela auxilia no monitoramento e também pode atuar como uma espécie de bússola, orientando as pessoas para a estratégia da empresa.
É preciso tomar um pouco de cuidado, pois a gestão à vista não pode ser vista (sem trocadilho, haha) como uma substituta para outras formas importantes de medição e monitoramento, como a Gestão de Indicadores.
Entretanto, se bem utilizada, a gestão à vista é uma poderosa ferramenta para engajar as pessoas. Isso ocorre porque expor informações é uma maneira inteligente de ajudar as pessoas a focar no que realmente importa.
Como fazer Gestão à vista do jeito certo?
O primeiro grande erro que cometemos é achar que a Gestão à vista precisa ser algo de outro mundo. Que a única forma de fazer gestão à vista é colocar uma dashboard enorme no teto do setor. (Não que isso seja ruim, pelo contrário, eu amo dashboards)
Geralmente, o primeiro tipo de gestão à vista que nos veem à mente são números, resultados de indicadores. E é realmente muito útil expor esse tipo de informação. Entretanto, a Gestão à vista, na verdade, corresponde a qualquer apoio visual a que possamos recorrer.
Entretanto, qualquer informação pode ser exposta. Muitas equipes utilizam um Kanban simples para organizar as tarefas da semana por exemplo, dividindo-as em To do, Doing e Done (à fazer, fazendo e feito).
Outro exemplo bastante comum é a utilização de cartazes para comunicar a Política da Qualidade ou os Objetivos do SGQ. Muitos profissionais têm certo preconceito com essa prática, pois acreditam que a comunicação acaba se tornando um bordão vazio na empresa. Porém, se bem executada, a gestão à vista pode gerar muita conscientização também nesses casos.
Em processos muito complexos, por exemplo, é possível expor o mapeamento das atividades nas paredes. Pode-se expor fluxogramas ou diagramas de tartaruga que auxiliem no treinamento de novos colaboradores ou na manutenção dos processos. Essa á uma forma de transformar a própria informação documentada do processo em Gestão à vista.
Resumindo, absolutamente qualquer informação pode ser objeto da gestão à vista, basta que elas sejam importantes no contexto em que estiverem sendo utilizadas.
Como escolher as informações corretas?
Um outro erro comum é tentar forçar a Gestão à vista. Muitas vezes, tentamos direcionar a exposição de informações para sanar erros ou tentar resolver problemas de forma imediatista.
Por exemplo, semana que vem vai haver uma auditoria e os colaboradores “Não decoram a Política da Qualidade”. Aí a gente vai lá e coloca um cartaz em cada parede da empresa (até mesmo atrás da porta do banheiro, haha). Ignoramos todo o trabalho de conscientização e esperamos que os cartazes resolvam tudo.
Outro exemplo é quando a empresa não tem um programa de gestão de indicadores instalado (ou o programa não funciona direito). E o gestor tenta substituir a análise e monitoramento por uma dashboard por um gráfico exposto na parede. Definitivamente não é assim que devemos escolher o que expor.
A gestão à vista surge da necessidade
Não tem um jeito mais direto de dizer isso, então lá vai: as informações que precisam ser expostas são as informações que as pessoas e a empresa precisam.
Assim, quando você iniciar uma cultura de gestão à vista, as informações vão surgir naturalmente. Podem ser entradas e saídas de processos, podem ser indicadores, pode ser a Política da Qualidade. Afinal, só duas coisas são realmente importantes:
- que essas informações ajudem a executar os processos e a estratégia da empresa;
- que essas informações sejam realmente utilizadas pelas pessoas.
Se esses dois norteadores forem seguidos, então é muito difícil errar na gestão à vista.
Onde expor as informações
Como eu disse na introdução desse artigo, muita gente acha que gestão à vista é sinônimo de dashboard e telas grandes. Sim, esses são ótimos meios de expor informações, mas nem de longe são os únicos.
Você pode usar paredes de giz, quadros brancos, superfícies de vidro (eu adoro quando chego nas empresas e as paredes das salas são de vidro, assim posso riscar tudo!), as divisórias do seu departamento ou até mesmo uma folha de cartolina. Pode criar quadros ou lousas na empresa, criar painéis. O limite é a sua imaginação.
É preciso ter certo cuidado para não sair rabiscando as paredes da empresa, eu admito. A infra pode brigar, haha. Mas qualquer local com espaço suficiente pode virar um espaço de gestão à vista. A única restrição é que as informações fiquem em um lugar visível para as pessoas que precisam dela. Fora isso, tudo é valido! (Incluindo umas Camisetas da Qualidade para conscientizar as pessoas, hehe)
Gestão à vista é como informação documentada, precisa de atualização!
Acredite, você não precisa ter medo de iniciar a Gestão à vista na sua empresa ou setor. Digo isso porque Gestão à vista não é algo petrificado e imutável, pelo contrário. No começo, você provavelmente irá errar, por isso vai precisar atualizar o que é exposto e trocar as informações.
Além disso, com o tempo, algumas informações deixam de ser relevantes, enquanto outras passam a ser vitais. Afinal, o contexto muda o tempo todo! Por isso, você vai precisar rever essas informações e alterar sua gestão à vista.
Se você criar um quadro ou cartaz e esquecê-lo, a única coisa que vai fazer é ocupar espaço na parede. Então, nesse caso, é melhor contratar um decorador e criar um ambiente mais agradável. Estou dizendo isso porque a gestão à vista deve ser viva, orgânica e crescer junto com a empresa e suas necessidades.
Se em algum momento você se deparar com frases como “Ninguém atualiza isso!” ou “Ninguém olha para as informações”, entenda que sua Gestão à vista precisa mudar!
Um cuidado importante!
Achei por bem fazer uma pequena ressalva: só tome cuidado ao expor informações delicadas ou sigilosas. Digo isso porque eu mesmo já cometi esse erro.
Lembre-se de que há informações que não podem sair da sua empresa. Seja porque são de clientes ou porque fazem parte da estratégia da empresa. Então, é sempre bom ponderar o que está sendo exposto e quem, naquele contexto, terá acesso às informações.
Isso não significa que você não possa expor tais informações. Mesmo porque a gestão à vista pode ajudar a garantir um dos pilares da Segurança da informação: a disponibilidade! Isso significa que você precisa ter cuidado e avaliar caso a caso. Dessa forma, você garante uma exposição de informações mais eficiente e segura!
Tudo é cultura!
A gestão à vista pode ser mais ou menos sofisticada, pode ter mais ou menos dados, pode estar post-is na parede ou em um monitor ultra HD. Todas essas questões vão depender da sua empresa, da cultura que vocês já têm e de como vocês fazem as coisas.
Até mesmo os objetivos da gestão à vista vão mudar de uma empresa para a outra. As informações que a gente expõe aqui na Fábrica jamais serão iguais às que você ou qualquer outra empresa expõe. E isso acontece porque a Fábrica é única, assim como toda e qualquer empresa!
Uma empresa fantástica é aquela que tem pessoas que entregam resultados e se mantem focados na estratégia desenhada, ou seja, pessoas realmente envolvidas com o que fazem e com a organização em que trabalham. Pessoas assim SEMPRE serão fruto de uma cultura forte e direcionada, e a gestão à vista é uma ferramenta poderosa para moldar os hábitos rotinas das pessoas!
