Amanhã, eu e o Rogério vamos fazer uma live sobre como começar a trabalhar em uma certificação ISO. Vamos falar sobre sistemas de gestão e tenho certeza de que vão surgir muitas dicas legais. Entretanto, a ideia principal é ajudar quem está começando nesse universo. Quem está encabeçando a primeira certificação.
Desde que começamos a planejar essa conversa, há mais ou menos 2 meses, tenho pensado em qual é o sentimento de alguém que está começando um projeto de implantação. Aqui, a gente fala de Qualidade o dia todo, está familiarizado com os tempos, com as normas, os termos; mas nem todo mundo é assim. Nem todo mundo está pré-disposto à gestão.
Então, do nada, surge a necessidade (ou demanda) de implantar um sistema de gestão, do zero! Pode ser por pressão de clientes importantes, ou para conquistar clientes importantes. Para suprir uma fraqueza da empresa, transformando-a em força. Pode ser que a demanda tenha surgido pela simples e sincera vontade de melhorar as coisas e tornar a empresa mais organizada (o que vai refletir em diversos bons resultados).
Junto do peso desses objetivos, vem toda a carga de uma norma ISO. Décadas de tradição, muitas certezas e dúvidas, bem como alguma falácia. Nossa tarefa, como “pessoal da qualidade” é imergir toda a empresa no processo e garantir uma boa implantação. Um implantação que atinja os objetivos.
E agora, certificação ISO?
Esse texto, essencialmente, não vai te ensinar nada. Nem vai mostrar nenhuma técnica milagrosa de gestão. Mas calma, por mais difícil que tudo possa parecer (e é, não nego), as coisas também podem ser mais simples do que você imagina. Voltaremos a falar nisso mais tarde, agora vamos falar sobre alguns pontos importantes:
Seja realista com as partes interessadas
Antes de qualquer coisa, seja realista. Consigo mesmo e com quem demandou a você essa missão. Afinal de contas, uma certificação ISO é algo demorado, pode levar 4 meses ou 4 anos. O contexto da sua empresa vai influenciar nesse tempo. O seu nível de capacitação vai influenciar nesse tempo. A sua área de atuação vai influenciar nesse tempo. Em síntese, existem muuuitos fatores!
Sua diretoria espera resultados rápidos? Então, antes de mais nada, entenda e mostre a ela o quanto você precisa se dedicar para isso. Além de quê, se for o caso, você pode (e deve) contar com uma consultoria para agilizar as coisas.
Então, antes de mais nada, faça um “desenho” do resultado esperado. Deixe claro para você e para a empresa quais sãos os planos, os prazos e o quanto vocês estão motivados a investir. Isso vai ajudar a traçar planos mais condizentes com as expectativas de todos os envolvidos.
Estude o sistema de gestão que você vai implantar
Mesmo que você opte por uma consultoria, eu recomendo muito fortemente que você faça um curso voltado a norma que você vai implantar. (Acredito que o de auditor líder seja o ideal, pois vai te ajudar a manter o sistema depois da implantação)
Digo isso porque você precisa entender o que está sendo feito nos processos da sua empresa. Se você simplesmente acatar o que o consultor ou o auditor diz, muito provavelmente criará muitos pontos de fricção e burocracia na empresa.
Não é que o auditor ou consultor sejam diabólicos-sádicos-maléficos-do-mal (mesmo que haja controvérsias, haha), mas eles não conhecem o dia a dia da sua empresa. Por mais bem intencionados que estejam, podem apontar soluções que não se enquadrem na sua cultura e, assim, não funcionem para você.
Então, você precisa conhecer o padrão que está implantando para poder adaptar as boas práticas à sua empresa. Além disso, depois da implantação, entender o padrão vai tornar mais fácil fazer ajustes e melhorias nos possíveis problemas que surgirem.
As normas são suas amigas
Esse é o ponto chave desse texto. Por mais complexo que possa parecer, toda norma é, em si mesma, um manual. E o que eu quero dizer com isso é que ela mesma vai te dizer o que você precisa fazer. (Também concordo que a linguagem nem sempre é das mais acessíveis, por isso a importância de um curso de interpretação)
A ISO 9001:2015, por exemplo. Suponhamos que você precise se certificar nela e esteja completamente sem rumo. Faça uma implantação item a item. Nos itens 1, 2 e 3, ela te dará apenas algumas informações sobre o que a norma faz, qual sua referência normativa e onde você pode consultar os termos usados nela, não há nada para implantar neles.
Requisito 4
A partir daí, tudo é um manual do que pode ou deve ser feito. Você pode começar criando ações para entender a organização e seu contexto (item 4.1). Se você tiver uma consultoria, ela vai apontar caminhos para você fazer isso. Se não, procure ferramentas de análise de contexto. Você vai se deparar com várias: Swot, Canva, Pestel, etc.
Além disso, uma das dádivas do hoje é o fácil acesso à informação. Você vai encontrar muito material falando sobre como fazer isso. Eu mesmo já escrevi umas 2 centenas de artigos sobre Qualidade. Com um pouquinho de paciência você encontra algo que se conecta a outro algo e tudo vai ficando mais claro na nossa cabeça.
Requisito 5 e 6.1
Feito o item 4, passamos ao 5, liderança. Nele estará descrito o que a liderança terá de fazer. Se no atual momento ela não faz, vocês precisarão desenvolver, por exemplo, meios de “prestar contas pela eficácia do sistema” (5.1.1, alínea b) ou então formas de “engajar, dirigir e apoiar as pessoas” (5.1.1, alínea h) e assim por diante.
Já no requisito 6.1, por exemplo, consta que você precisa gerenciar os riscos aos quais sua organização está exposta. Você, então, precisará criar um processo de gestão de riscos, encontrando (ou criando) ferramentas de análise e priorização de riscos e sistematizando-as na rotina da empresa.
Um passinho de cada vez 😊
Dei apenas alguns exemplos, e não vou passar todos os itens da 9001 aqui, seria inviável, mas a ideia é essa: seguir item a item entendendo o que precisa ser feito, e implementar!
Em muitos casos, sua empresa já terá iniciativas que atendem diversos itens da norma. Então você só precisará ajustar isso ao restante do sistema de gestão, talvez criar algum sistema de documentação.
Eu sei, é mais fácil e mais difícil do que parece. Afinal você estará organizando um sistema complexo (e completo) de gestão. Por outro lado, você só precisa focar em algo e implementar. Focar em algo, e implementar. E repetir o processo um passo de cada vez.
Além disso, é claro, você não vai implantar um sistema de gestão que supra as necessidades da sua empresa em 5 minutos. Nem vai implantar todos os requisitos de forma perfeita da primeira vez, é um processo de evolução. É possível que, mesmo atendendo a norma, você implante rotinas que não fazem sentido para a empresa, que precisarão ser melhoradas no futuro.
Para cada requisito, você vai ter que estudar e pesquisar. Adaptar ferramentas e criar modos de engajar as pessoas nelas. Tudo vai levar tempo, isso é normal e, até certo ponto, sadio, pois ajuda a maturar melhor o sistema e o entendimento que você tem a respeito da empresa.
Cem, mil ou um milhão: nenhum projeto (ou certificação ISO) é grande demais!
Iniciar algo é difícil. E não estou falando necessariamente de uma certificação ISO. Todo começo é complexo. Gera ansiedade, medo, desconfiança. Digo isso por experiência própria. Há cerca de 5 meses fundamos a Fábrica de Qualidade (nossa nano-empresa, haha). E acredite, estamos passando por diversos desafios e dificuldades.
Tivemos de montar processos do zero, criar produtos, nos aventurar em coisas que nós jamais imaginaríamos. E isso ainda acontece, todos os dias! São problemas de caixa, logística, fornecedores, marketing, burocracia. O pacote completo que qualquer empresa em começo de carreira adquiri junto com o CNPJ.
Porém, aqui na Fábrica, há uma máxima muito importante em tudo que fazemos. Frequentemente, ela me lembra dos motivos pelos quais criamos a empresa e ajuda a acertar os rumos do futuro. Essa frase é o lema de vida do famoso explorador inglês Francis Drake. (vou omitir que conheci a história dele em um jogo, pois assim o texto fica mais cult! 😁)
Ela vem do latim Sic Parvis Magna, que em tradução livre significa algo como “Grandeza em pequenos começos”. Toda que vez nós temos algum problema ou dificuldade, toda vez que ficamos um pouco pra baixo, ela nos relembra que estamos fazendo o nosso melhor para construir algo de que nos orgulhamos.
Então, se você recebeu um desafio que considera “grande demais”, calma! Lembre-se de que você precisa apenas organizar um pequeno começo. Depois disso, vai ficar um pouco mais fácil dar cada um dos passos da sua caminhada, por mais longa que ela seja.
Recadinho pós-artigo: Webinar sobre certificações ISO
Lá no início do artigo, eu falei da Live que eu e o Rogério vamos fazer, lembra? Nossa ideia é ajudar você com o seu pequeno começo, por isso vamos falar sobre alguns pontos-chave do processo de certificação ISO. Então se inscreve e vem entender quais são os primeiros passos dessa jornada! Clique no botão abaixo:
