As áreas de uma empresa, por si só, não caracterizam um processo como um todo e nem a soma dos processos. Elas correspondem somente a uma forma de organizar a execução de atividades atribuídas aos colaboradores que ali desempenham atividades.
Já os processos, por sua vez, são atividades sequenciais que transformam entradas em saídas. Eles costumam seguir por várias áreas, como por exemplo: um processo de seleção de novos funcionários. Esse processo começa pelo RH, segue para a área de medicina do trabalho, área de TI, pelos gerentes e diretores para alguma liberação, e por aí vai.
Desta forma, entendemos que, por mais que seja um processo da área de gestão de pessoas, ele não fica contido apenas nessa área. Mas perpassa por quase toda a empresa. O processo, então, é maior que a área e gera resultados como consequência da execução do trabalho desenvolvido pelos colaboradores que estão a serviço de uma área.
É aqui que o Sistema de Gestão da Qualidade entra, pois ele consiste, de forma simplificada, em um método de organizar as tarefas, processos e pessoas. Neste artigo, vamos entender um pouco melhor o que é um SGQ e conhecer as vantagens de sua implementação! 👊😉💚
O que é Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)?
O Sistema de Gestão da Qualidade (ou SGQ) é uma ferramenta que auxilia os gestores a focar nas “dores” e carências dos clientes e organizar os processos para saná-las.
Sabemos que gerir uma empresa não é uma tarefa fácil. Porém, melhorando pequenos detalhes no dia a dia, como respeitar os prazos, cumprir com o planejamento e a execução dos planos, e por aí vai, pode fazer uma enorme diferença diretamente na ponta da cadeia, naquela mais precisamente chamada: cliente. Afinal, é graças a este que a empresa existe e que o serviço ou produto foi desenvolvido.
O SGQ também pode ser visto como uma forma de padronização e controle dos processos internos, mesmo que não necessariamente envolvendo certificações oficiais, como a ISO 9001. Porém, se a empresa conquistar alguma dessas certificações, significa que a organização está dentro dos padrões solicitados internacionalmente.
Além disso, quando esse selo (o da 9001) é concedido, é necessário fazer a manutenção nas práticas adotadas, aperfeiçoando e acompanhando os processos. Desta forma, a empresa está apta para ganhar mais confiança do mercado e preparada para satisfazer a expectativa dos clientes, inclusive internacionalmente.
Quais são os princípios do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)?
Ao implementar este sistema, a empresa pode melhorar a qualidade dos produtos e serviços; com isso, a satisfação do cliente irá aumentar, assim como a produtividade dos colaboradores e também os custos operacionais serão reduzidos.
Para que esses benefícios sejam bem aproveitados, o SGQ deverá ser gerenciado de forma eficiente. É necessário monitorar os processos e procedimentos, identificar falhas e implementar ações corretivas. Por isso a importância de contar com uma equipe qualificada e treinada. Que seja responsável por monitorar e analisar os dados do SGQ, além de propor melhorias e correções contínuas.
Alguns dos princípios da Gestão da Qualidade que impactam na organização da empresa, são:
- Foco no cliente, este auxilia a monitorar a satisfação de um modo geral e compreender o que os clientes esperam da empresa e seus produtos/serviços;
- Liderança, ajuda os gestores e líderes em um melhor controle nos processos e gestão das equipes;
- Envolvimento das pessoas (o famoso engajamento 😊), traz um empenho maior nas ações, o ambiente torna-se mais colaborativo e confiável, tornando as pessoas mais unidas;
- Abordagem de processo, torna mais alcançáveis as metas estabelecidas, organizando toda a empresa em torno dos processos de produção;
- Tomada de decisão baseada em evidências, a análise de dados e dos fatos reais ajuda a tornar as tomadas de decisões mais corretas e assertivas, eliminando o achismo e reduzindo as incertezas;
- Melhoria contínua, é um estímulo à inovação, os processos se tornam mais eficazes e a capacidade de atuar em riscos e oportunidades é maior, uma vez que estão em constante evolução;
- Gestão de relacionamento, o desempenho e a compreensão dos processos se tornam melhores, a criatividade dos colaboradores é ampliada e a gerência torna-se mais eficaz no trato com as pessoas.
Tendo esses princípios como base, as organizações ficam preparadas para exercer e manter um sistema de gestão da qualidade simples, organizado e produtivo. Assim, é possível enfrentar os desafios do dia a dia e organizar a empresa de forma mais estratégica.
Informação documentada é essencial!
Outra questão importante é que para manter o padrão de qualidade, é necessário que a informação seja documentada, pois, assim, tudo fica no histórico da empresa e também viabiliza os processos e atividades de cada área.
O famoso POP (Procedimento Operacional Padrão), por exemplo, é essencial e deve ser implementado nas organizações, pois mantém os processos registrados. Por meio dele, os colaboradores podem obter orientação sobre as atividades e/ou processos a serem realizados em cada determinada área.
Do mesmo modo, o mapeamento do processo é uma visão ampliada de como o processo está naquele momento. Por meio dele, são mais perceptíveis as entradas, saídas e a comunicação entre as áreas que não são ligadas diretamente. Isso, além de outras informações que são consideradas importantes para a organização.
Sistema de Gestão da Qualidade: uma forma de transformar processos em resultados!
O Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é uma abordagem estruturada e sistemática para gerenciar todas as atividades e processos relacionados à qualidade em uma organização.
O SGQ é mais do que uma simples abordagem para a melhoria da qualidade. Ele é uma forma de transformar processos e resultados em toda a organização, otimizando o desempenho empresarial e aumentando as chances de sucesso nos negócios.
Ele se concentra em garantir que as atividades e processos da organização atendam aos requisitos dos clientes e às normas internacionais de qualidade, aprimorando continuamente a satisfação do cliente e a eficácia dos processos.
Ao implantar um SGQ, a organização estabelece um compromisso com a qualidade em todas as suas atividades, que vai desde o monitoramento de desempenho até a seleção de fornecedores e se compromete ainda mais com a melhoria contínua.
Em resumo, o SGQ é uma das principais ferramentas utilizadas pelas organizações para garantir que seus clientes recebam produtos e serviços de alta qualidade, aprimorando sua competitividade no mercado e otimizando seus processos internos.
Transformando processos para eficiência organizacional e satisfação do cliente!
A transformação de processos inclui alterações nos procedimentos, tecnologia, fluxo de trabalho, recursos e até mesmo na cultura organizacional. O objetivo final da transformação de processos é melhorar a eficiência, a eficácia e a qualidade geral dos resultados do negócio.
Esse processo vai auxiliar a organizar melhor as demandas, algo que representa a criação de um novo modelo dos processos com foco no alinhamento estratégico e no aumento estimável de valor para o cliente. O SGQ aplica mudanças em termos de fluxos e regras de negócio, estrutura organizacional, parceiros, tecnologia, infraestrutura e colaboradores.
Mesmo porque, sabemos que qualquer tipo de mudança não é fácil, principalmente em uma organização, e isso dificulta a atualização dos procedimentos, limita a criatividade e reduz a criação de valor. Por isso, a importância de realizar tratativas técnicas adequadas e métodos definidos para que essa transformação não resulte em mais danos do que benefícios.
O aumento da concorrência nos últimos anos tem feito com que as empresas se preocupem cada vez mais com a qualidade dos produtos e serviços. Isso é importante para ampliar as vantagens competitivas, e é aqui que o SGQ faz total diferença.
Um SGQ bem ajustado é uma ferramenta valiosa para garantir a qualidade dos produtos ou serviços de uma organização. Ele permite a melhoria contínua dos processos, a satisfação do cliente e a redução de custos. Pensando nisso, podemos afirmar sem demagogia: é fundamental que as empresas invistam em sua implementação e gerenciamento!
