Buscar e implementar boas práticas na Qualidade (para melhorar nossos processos) é o objetivo do nosso trabalho. Todas as nossas tarefas devem servir a esse propósito. Por isso, estudamos muito e estamos em constante desenvolvimento. Entretanto, sempre há alguns problemas que parecem estar além das nossas capacidades.
Se você se sente assim às vezes, calma. A verdade é que temos tantas atividades e processos para cuidar e, às vezes, não conseguimos dar atenção a todos. Entretanto, existe uma forma de buscar melhorias e resolver esses problemas: o Benchmarking.
O Benchmarking é um processo que visa comparar os processos de uma empresa aos processos de outras organizações. Isso é feito por meio de visitas e troca de informações. Dessa forma, é possível encontrar pontos de melhoria ou resolver problemas que afetam a empresa.
No post de hoje, vamos falar sobre os aspectos fundamentais de um bom Benchmarking. Seguindo as “etapas” presentes aqui, você estará preparado para conhecer outras realidades e adquirir muitos conhecimentos importantes. Então, vamos lá!
(P.s.: Ahh, esse artigo faz parte de uma super novidade da Fábrica. Algo que vai ao ar no dia 22 desse mês! Lá no final eu explico melhor essa história, então fica comigo, hein!)
Entenda os objetivos da Busca por Boas Práticas na Qualidade
Para um bom Benchmarking, é preciso se planejar e entender o que você busca. Na nossa área (assim como em qualquer outra) existem diversos subtópicos que podem ser explorados. Então, é interessante definir quais serão seus objetivos durante a visita a outra empresa.
Existem 2 situações a se levar em conta, e ambas podem trazer benefícios.
Visita focada em Boas Práticas na Qualidade
Geralmente, escolhemos empresas que tem algum processo que nos interessa. Dessa forma, fazemos uma visita mais focada, voltando nosso olhar para aquele processo. Assim, reduzimos o escopo da visita.
Aqui, geralmente há um esforço ativo de busca por referências e os contatos são mais formalizados. A principal vantagem aqui é a busca por melhorias e a identificação de boas práticas (na Qualidade ou em qualquer área).
Visita abrangente
Entretanto, é possível fazer uma visita mais abrangente, que não tenha um foco específico. É comum visitarmos outras empresas apenas para ver como é o ambiente e como a cultura age sobre ele.
Nesses casos, a visita costuma ser menos planejada. Geralmente, esse tipo de ação surge após o fechamento de algum contrato com cliente ou é pós-eventos, por exemplo. O foco maior aqui acaba sendo a criação de parcerias (network) e também a busca por práticas culturais.
Ambos os tipos de visita são benéficos, nenhum é melhor ou pior. Elas apenas têm objetivos um pouquinho diferentes.
Esse artigo trará Boas Práticas de Benchmarking que servem tanto para visitas focadas quanto para as mais abrangentes. Entretanto, nosso foco maior será as visitas focadas, pois geralmente necessitam de mais planejamento.
Defina o processo a ser melhorado
Geralmente, o processo que será alvo do Benchmarking surge naturalmente, fruto das análises internas que você faz rotineiramente. São processos que apresentam alguma dificuldade ou então precisam de mais desempenho.
A única coisa que você precisa fazer e definir, então, qual é a maior prioridade da empresa nesse momento. Essa escolha precisa levar em conta a Política da Qualidade e os Objetivos do SGQ. (lembrando que ambos, política e objetivos, devem estar atrelados à estratégia da empresa)
Apenas a título de exemplo, podem ser analisados no benchmarking os processos de:
- tratativa de não conformidades;
- análise de indicadores;
- processos de recrutamento;
- de treinamento;
- de gestão de riscos;
- processos de produção da empresa;
- Etc e por aí vai!
Selecionar empresas referência
Antes de continuar, vale dizer que às vezes a seleção da empresa vem antes da definição do processo. Pode ser que, durante uma conversa ou evento, surja a oportunidade de alguma visita. Isso é comum, não há problema nenhum com isso.
Nesse caso, pode-se então direcionar a escolha do processo a ser melhorado para algo que seja o ponto forte da empresa visitada.
Se esse não for o caso, após definir o processo que você quer melhorar, começará então a busca por empresas referências nessa área. Recomenda-se que você procure empresas que atuam no mesmo ramo que você, pois as chances de troca são maiores.
Podem ser concorrentes? Até podem, mas nem todas as empresas estão dispostas a abrir seus processos. Vai depender do seu mercado e de diversos outros fatores.
O mais comum é que sejam apenas de ramos iguais. Aqui na fábrica nós poderíamos fazer Benchmarking com outros e-commerces. Como uma loja online de incensos, por exemplo. Afinal, eles vendem online, como nós, mas não os mesmos produtos que nós. (aproveitando, já conhece a loja? Não, então clica aqui 😁)
Também poderíamos fazer Benchmarking com agências de marketing online. Já que atuamos exclusivamente na internet. E temos serviços que apoiam outros profissionais que trabalham com sistemas de gestão.
Dica para encontrar referências em Boas Práticas na Qualidade (ou em qualquer área)
Talvez você não conheça muitas pessoas. Não saiba quem procurar. Mas há uma ferramenta gratuita que pode ajudar muito nessa busca: o Linkedin!
Aproveitando, já segue a gente lá:
Existem diversos grupos com profissionais compartilhando boas práticas na qualidade e em qualquer outra área. Basta criar uma conta e digitar uma palavra chave no campo de buscas e zás, vão surgir grupos, pessoas e até mesmo empresas que podem ser referência para você.
Crie um roteiro com perguntas, questionamentos ou dúvidas
Depois de selecionar o processo e a empresa referência, é hora de pensar na visita de forma mais prática. Aqui, é interessante criar uma espécie de roteiro, algo que te ajude a focar nas dúvidas e dificuldades do seu processo.
Podem ser perguntas mais fechadas, cuja resposta será “Sim” ou “Não”, mas elas geralmente não vão te ajudar tanto. Então, tente fazer perguntas que incentivem respostas mais abertas. Para isso, busque começar as perguntas com as seguintes palavras:
- Como […]?
- Qual […]?
- O quê […]?
- Quanto […]?
- Quem […]?
- Por quê […]?
Vamos ver alguns exemplos:
- Como vocês incentivam as pessoas a tratar as não conformidades dentro do prazo?
- Qual o impacto da análise crítica nos processos da empresa?
- O quê levou vocês a adotarem a ISO XYZ na empresa?
- Quanto tempo vocês levam para tratar uma NC?
- Quem são os responsáveis por essa ação?
- Por quê vocês adotaram o MASP ao invés do PDCA?
Levante uma lista de dores
Outra coisa interessante é levantar uma lista com os seus principais problemas, as principais dores da sua empresa. Assim você pode fazer perguntas focadas e, até mesmo, compartilhar essas dificuldades com os profissionais da outra empresa.
Muitas vezes, não conseguimos resolver algo, porém quem está fora do processo consegue apontar boas práticas com facilidade. Então vala e pena mostrar seus pontos fracos. Lembre-se que um benchmarking é uma relação ganha-ganha. Assim tanto você quanto a empresa visitada precisam crescer.
Se você não está pronto para compartilhar seus problemas e competências, talvez seja melhor nem mesmo recorrer à busca por Boas Práticas na Qualidade. (E se isso acontecer, talvez seja legal procurar um psicólogo também, kkkk 😅)
Visite a empresa escolhida
Antes de continuar, gostaria de fazer uma ressalva: Covid-19.
Não sei quando você está lendo esse texto, mas agora estamos na pandemia. Então, talvez não seja possível visitar fisicamente outra empresa. Talvez, por agora, só possamos fazer algo online. De qualquer forma, mesmo que presencialmente, tome todos os cuidados necessários, use mascará e tenha empatia por si e pelos profissionais da organização visitada.
Isso já nos leva a outro tópico importante. Durante a visita, seja respeitoso e entenda que você está prestes a ver tudo que a empresa faz. Aproveite a competência e atenção das pessoas envolvidas e não seja chato. Mesmo que você já tenha isto algo, não desmereça ou desincentive outro profissional quando ele orgulhosamente apresentar seu processo.
Além disso, se houver abertura, contribua também. Dê sugestões de como vocês fazem as coisas e pergunte se você pode ajudar em algo. Esse é o momento de fortalecer ambas as empresas e criar um mercado mais forte.
Volte e faça adaptações das Boas Prática na Qualidade (e na empresa como um todo)
Feita a visita, eu tenho certeza de que você voltará com a cabeça fervilhando de ideias. Isso é ótimo, mas também pode ser um pouco problemático. Não queira implantar tudo que viu de uma vez só e tome cuidado para não fazer sua equipe se sentir mal. Com aquela sensação de “Nossa, nós fazemos tudo errado”. Isso vai prejudicar o engajamento.
Além disso, lembre-se: você não deve copiar as boas práticas aprendidas. Cada empresa é de um jeito e sua missão é adaptar o que aprendeu à sua cultura e realidade.
Você precisará criar planos de ação e projetos que introduzam essas boas práticas do jeito certo! Dessa forma elas serão sustentáveis e não apenas uma folia passageira. Além disso, entenda que a empresa que você visitou já tem certa cultura implantada e é isso que garante as Boa Prática na Qualidade.
Resumindo: muitos aprendizados do seu benchmarking podem ser inviáveis, pois sua empresa não está preparada para eles. Pode ser até mesmo que alguma boa prática não seja compatível com a sua cultura, porque vocês são diferentes da empresa visitada. E não há problema nenhum nisso.
Monitore as boas práticas implantadas
Mesmo que você tome cuidado, algumas boas práticas podem não ser incorporadas de cara. Então, é preciso monitorar tudo e, se necessário, readaptar as coisas. Além disso, algumas boas práticas podem dar tão certo que podem ser potencializadas ainda mais.
Se você estiver com receio de implantar algo, faça um experimento. Implante a prática em um processo menor ou em apenas uma linha de produção, por exemplo. Se as coisas correrem bem e derem certo, você padroniza para toda empresa. Se não, você decide se quer readaptar a prática ou deixa-la de lado.
Parta para o próximo benchmarking 😎
Se você seguiu todas as etapas acima, tenho certeza de que seu benchmarking foi muito positivo. E se algo deu certo, por que não repetir?
Algumas empresas tem um processo consolidado de benchmarking, que acontece com periodicidade definida e tudo mais. Você precisa ter algo assim? Não sei, mas não necessariamente, você precisa avaliar seu contexto, disponibilidade de recursos e necessidades.
Entretanto, acredito que fazer pelo menos uma visita por ano é bastante proveitoso para trazer novas ideias. Além disso, existem situações específicas em que uma visitinha cai bem, por exemplo durante o processo de implantação de uma norma. Visitar outra empresa que está implantando a mesma norma e entender como eles estão fazendo as coisas pode te ajudar muito!
Também pode ser interessante fazer benchmarking após a auditoria de manutenção. Você provavelmente terá em mãos uma lista de NCs ou oportunidades de melhoria identificadas pelo auditor. Então, poderá ver como as empresas tratam essas questões e adaptar as ideias para melhorar seus processos.
Por fim, lembre-se de que receber visitas na sua empresa também é benchmarking e também pode te ajuda muito! Afinal, além de compartilhar o que você faz de bom, ainda pode receber diversos feedbacks sobre seus processos.
Depois de tudo que lemos aqui, só resta uma pergunta: tá esperando o que para fazer o seu próximo (ou 1º) benchmarking? 👊😎
Recadinho pós-artigo: quer conhecer Boas Práticas na Qualidade? 😁
Estamos começando algo novo por aqui: o Fabricando Qualidade!
Vai ser um espaço em que profissionais poderão compartilhar as Boas Práticas que aplicam em suas empresas! Podem ser projetos, ações, processos ou ideias novas! Tudo que possa ajudar outras pessoas a ter mais Qualidade e Gestão em suas empresas!
A ideia é que sejam lives quinzenais. Transmitidas pelo Youtube (ou outra plataforma). Cada semana falando sobre um assunto relevante e recebendo um convidado diferente! Você pode participar de 2 formas:
Assistindo para conhecer as boas práticas e mandar suas perguntas;
Participando junto com a gente para compartilhar algo legal que você está fazendo na sua empresa!
