Antes de entrarmos no assunto principal deste artigo, é importante resgatar um pouquinho da importância desse documento, nosso querido Procedimento Operacional Padrão (o POP).
Bem resumido, podemos dizer que o POP é um documento que faz parte do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e que tem por finalidade documentar as atividades e processos realizados pela empresa.
Este documento, quando bem elaborado, auxilia os colaboradores a executarem atividades e processos de forma padronizada, evitando assim possíveis falhas. Lembrando, é claro, que falhas podem gerar prejuízos à empresa. Portanto o ideal é evitá-las, e manter a informação documentada é uma excelente forma de cumprir este requisito!
Para entender ainda mais sobre a importância do POP, dá uma olhada aqui e confere tudo que já trouxemos sobre o tema no meu último texto. 😉
Agora, vamos ao objetivo deste artigo! Preparamos um passo a passo de como escrever um Procedimento Operacional Padrão (POP) perfeito! Para isso, alguns elementos são essenciais. Vamos a eles!
Como escrever um bom Procedimento Operacional Padrão (POP)
Algumas informações são fundamentais para a estrutura de um POP. Por isso, na maioria das empresas, um modelo de documento (layout) é fornecido pela área da Qualidade.
Vale lembrar que esse modelo deve ser seguido por toda empresa. Isso porque é esta a área responsável por organizar, controlar e disponibilizar os documentos para toda a organização. Garantindo assim a padronização dos documentos!
Se você está escrevendo um POP que, por algum motivo, parece não se enquadrar a esse modelo, tudo bem! Você pode alterá-lo, mas é necessário acionar o pessoal da qualidade e entender porque tal modelo não te atende. Assim, você não corre o risco de padronizar algo do jeito errado e ainda pode gerar melhorias para o modelo de procedimento da sua empresa. 😉
Agora, continuando, é recomendado que a estrutura do POP contenha as seguintes informações:
Título do documento
O título do documento vai auxiliar no momento da busca por determinado assunto, por exemplo. Além de facilitar a localização, um título claro já dá uma ideia do assunto do documento.
Tipo de documento
Atualmente, com a necessidade das empresas se adequarem à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é importante constar no documento qual o nível de acesso permitido, podendo ser classificado como público, restrito ou confidencial.
Objetivo do documento
O objetivo do documento serve para informar resumidamente sobre o que o documento descreve. Por exemplo: “Este documento tem como objetivo descrever o processo de padronização de documentos na organização X”.
Áreas envolvidas no processo ou atividade
Assim como no objetivo, também é importante destacar para qual público as informações documentadas servem. Por exemplo: “As informações descritas neste documento servem como base para as atividades realizadas pela equipe da Qualidade”.
Profissionais responsáveis pela execução do processo ou atividade
Esta é uma continuação do tópico acima e vai direcionar melhor quem deve seguir as diretrizes listadas. Para isso, podemos acrescentar à frase do tópico anterior, algo como “… e devem ser seguidas pelos assistentes e analistas”.
Lista de siglas e lista de documentos relacionados
Outro ponto importante é listar todas as siglas e/ou palavras utilizadas no corpo do documento, e que talvez não sejam de conhecimento geral de todos os colaboradores.
Além disso, é importante listar todos os demais documentos descritos e publicados pelo SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), aqueles documentos que façam relação direta com o documento principal que está sendo descrito. Isso porque, muitas vezes, um documento pode complementar outro.
Materiais, equipamentos ou peças necessárias para o processo ou atividade
Também é relevante citar os materiais, equipamentos ou peças utilizados para realizar a atividade ou processo descrito. Isso facilitará e muito o treinamento de novos colaboradores, além de possibilitar melhor manutenção de equipamentos e facilitar a busca por itens não conformes.
Descrição da atividade ou processo (a cerejinha do bolo 🍒)
Este tópico é o mais importante. Pois é aqui que serão descritos todos os detalhes do processo ou atividade. Existem algumas maneiras de descrever uma atividade ou processo. Vejamos alguns exemplos:
- Descrição em tópicos e/ou texto
A ideia aqui é criar tópicos de cada etapa da atividade ou processo, numerando-os para criar uma sequência. Podem ser acrescentadas imagens (ou prints de telas de sistemas eletrônicos, por exemplo) para facilitar o entendimento e ajudar na localização de uma determinada parte da atividade. Mas também é possível descrever a atividade ou processo em forma de texto corrido. Vai variar conforme o que for mais prático para a empresa;
- Fluxograma
Outra forma muito usual para documentar uma atividade ou processo é através do fluxograma. Que são caixinhas que indicam cada etapa e facilitam atividades onde os colaboradores precisam de uma orientação rápida (por serem mais visuais);
- Descrição em tópicos e/ou texto + Fluxograma
Esta forma é a união das duas anteriores e torna a atividade ou processo muito mais fácil de ser seguido, pois além da descrição, há o desenho do fluxo.
Lembrando apenas que cada etapa deve ser descrita de forma clara e objetiva. Informando inclusive quais sistemas devem ser utilizados para a realização das atividades, onde encontrar outros arquivos, qual setor procurar, entre outras dúvidas comuns. Quanto mais detalhado for, melhor! Mas sempre mantendo a objetividade!
Dicas importantes sobre como escrever um Procedimento Operacional Padrão (POP)
Uma dica que pode ajudar na hora de descrever um processo ou atividade é colocar no papel como se você estivesse explicando para outra pessoa. Mostrando para ela como executar tal atividade.
Outra forma de verificar se o texto ficou claro é lê-lo em voz alta, acredite, ajuda muito! E também é bem importante utilizar uma linguagem limpa, de fácil compreensão. Nada de usar palavras rebuscadas, complicadas, difíceis, hein! 😁
Quanto mais objetivo o texto for, mais fácil será de ser seguido o procedimento. Isso não significa omitir pontos importantes, mas sim destacá-los de forma clara e sucinta. Outra opção muito boa, também, é utilizar imagens que possam auxiliar na interpretação do que está descrito.
E, por último, mas não menos importante, realizar o que está descrito seguindo exatamente como foi relatado pode ajudar a fazer uma “prova real” do procedimento.
Ah, vale ressaltar que neste artigo eu foquei em texto escrito, mas é possível utilizar diversas outras mídias. Os procedimentos podem ser em vídeo, infográfico, áudio ou qualquer meio que facilite a sua compreensão.
Os procedimentos em texto são os mais utilizados porque são mais fáceis de criar, atualizar, disponibilizar e manter. Mas, em casos específicos, vale a pena considerar outros formatos e até mesmo testá-los.
Documento elaborado! E agora? 🤔
Além das informações que trouxemos, todo documento controlado pela Qualidade deve conter algumas informações específicas, tais quais:
- a codificação definida pela empresa (“nome” de arquivo);
- a data de emissão do documento, ou seja, a data em que ele foi disponibilizado, e;
- o número da revisão (opcional) e a data em que ele foi revisado (obrigatório, um documento pode e deve ser revisado sempre que o processo ou atividade mudar na prática).
Além disso, cabe ressaltar que a revisão dos documentos pode ser realizada por pessoas específicas (gestor de processos ou operador, por exemplo).
A revisão também pode ser feita também por qualquer colaborador que tenha acesso aos documentos e observe alguma diferença entre o processo na prática e o que está registrado no procedimento operacional padrão. Entretanto, vale ressaltar que é preciso acionar a qualidade caso haja muitas cópias desse documento rodando pela empresa.
Cada organização pode (e deve) definir a melhor forma de conduzir as revisões, determinando aspectos como prazos, formatos e pessoas responsáveis.
Também é interessante, em alguns contextos, descrever em um quadro (que geralmente fica localizado no final do documento) as alterações realizadas entre uma revisão e outra, bem como quem revisou o documento. Isso porque caso surja alguma dúvida sobre as informações revisadas, é possível verificar diretamente com o revisor.
Padronização + procedimento = SGQ de milhões!
O artigo de hoje trouxe informações importantes sobre como escrever um Procedimento Operacional Padrão (POP) de forma que a atividade ou processo possa ser executado com precisão e qualidade.
A informação documentada é fundamental para o Sistema de Gestão da Qualidade. Afinal, além de facilitar a execução de atividades/processos, ela cria um histórico da empresa. Esses documentos, por sua vez, possuem papel relevante no sucesso da organização, pois auxiliam em treinamentos, na disseminação das boas práticas, no engajamento dos colaboradores, entre outros fatores.
Por isso, mantenha a informação da sua empresa sempre atualizada e pronta para ser acessada por todos. Isso garantirá padronização nos processos e resultará em benefícios para a organização! O resultado de tudo isso: um SGQ próspero e que traz resultados positivos para todas as partes interessadas! 💚😁
