Ao contrário do que se imagina, a burocracia nas Portarias de Colchões não está somente relacionada com quantidades enormes de documentos e registros. Ela diz respeito também a qualquer atividade que não agregue um valor real para a organização.
Você já parou para analisar os processos da sua empresa, para verificar se todas as tarefas realizadas realmente têm serventia? É possível que o resultado seja espantoso!
Seguramente, você vai descobrir alguma atividade que é “feita só pra auditoria” ou que ”sempre foi feita dessa forma” e você nem sabe o motivo. Perceba que, quando algum aspecto do processo é realizado, mas sem um propósito, isso também é burocracia!
Pensando nisso, vou trazer algumas orientações que auxiliarão você a desmistificar a crença de que a certificação é complicada, totalmente burocrática e difícil de manter. Vamos nessa?
Simplifique o conceito de “Certificação nas Portarias de Colchões”
Compreender o verdadeiro significado de uma certificação é o primeiro passo quando se pensa em simplificação e desburocratização das portarias de colchões.
Para isso acontecer, você precisa ler as portarias, pesquisar sobre os requisitos mínimos e como eles se aplicam ao seu negócio. Você precisa, mesmo que minimamente, compreender a portaria e seus objetivos.
Além disso, dê prioridade para fazer parcerias com fornecedores que já atendem a alguns requisitos importantes, pois isso facilitará muito o seu processo. Vale ressaltar que ambas as portarias de colchões trazem exigências da norma ISO 9001, mas não se preocupe em “decorar” todos os itens. Preocupe-se em saber o contexto geral e se apoie em pessoas que dominem o assunto.
Se você quiser saber um pouquinho mais sobre esse tópico, escrevi um outro artigo que pode te ajudar. Clique aqui para ler.
Cumpra todas as etapas do processo
Existem algumas etapas que sua empresa precisa seguir se quiser se certificar pela primeira vez e até mesmo se estiver na fase de manutenção do certificado.
Adianto que, antes de você iniciar todo o processo, é preciso ter clareza sobre quais famílias você vai certificar. A Portaria 35 e a Portaria 75 trazem requisitos mínimos que precisam ser atendidos quando se trata de composição do produto.
A orientação que deixo aqui é já começar do jeito certo! Isso vai te poupar tempo e te direcionar para o que de fato é relevante para sua fábrica.
Escrevi esse artigo para falar sobre o essencial deste tópico!
Saiba que Não conformidades surgirão!
Este é um ponto em que grande parte dos colaboradores fazem cara feia quando precisam resolver adversidades. A verdade é que não conformidades fazem parte do processo. Elas não são ruins e em algum momento você terá e precisará lidar com isso.
Tratar não conformidades é fundamental para reduzir os problemas, as falhas. E, com isso, promover a melhoria contínua. Como a gente vai eliminar os problemas se não sabemos onde estão? Às vezes, as pessoas até sabem onde estão, mas fingem que não vêem…
Para facilitar a conexão das pessoas com o registro da não conformidades, avalie o seu formulário e questione:
- ele é de fácil preenchimento?
- os termos utilizados são compreendidos por todos?
- o método para resolução da não conformidade é claro para todos os níveis da organização?
Se você respondeu NÃO para alguma dessas perguntas, é interessante revalidar este processo e pensar em melhorias.
Tem um outro artigo meu que também pode te ajudar nesse ponto, te preparando para as principais não conformidades que você pode encontrar, clique aqui para ler.
Formalize o tratamento de reclamações
Você já sabe, mas não custa lembrar: toda reclamação de cliente deve ser tratada e resolvida!
Geralmente, a reclamação é sinal de que algo não ficou claro para o cliente ou que o produto vendido não atendeu a sua expectativa. Então, se sua empresa busca a satisfação do cliente e procura dar o melhor atendimento possível a ele, precisa ter um olhar especial para este processo e registrar as ocorrências, sem medo!
As portarias de colchões apontam um caminho a ser seguido para as tratativas. É errado pensar que ao registrar essas informações, estará engessando o processo ou deixando-o burocrático.
Existem maneiras de acompanhá-lo sem trazer complexidade. Comece pela boa comunicação entre as áreas envolvidas. Centralizar as informações, para que todos tenham acesso, aumenta a rentabilidade do trabalho e favorece a resolução das questões de forma mais assertiva.
Também escrevi um artigo completo sobre isso, clique aqui para ler!
Defina a competência dos colaboradores
Infelizmente, em muitas empresas, o foco na contratação de colaboradores ainda é distorcido. Não há critérios para seleção e tampouco definição das competências necessárias para a ocupação de determinado cargo.
É imprescindível tratar este processo com seriedade, definir junto com os gestores qual é a escolaridade necessária para a função, quais são os treinamentos que a pessoa precisa ter ou que a empresa fornecerá assim que ela ingressar e, também, se para a atividade é necessária experiência.
O crescimento da empresa está sim relacionado com o desenvolvimento dos funcionários. Afinal, para elevar a qualidade do produto, os colaboradores precisam ter as competências necessárias. Ter estes parâmetros definidos torna o método de contratação mais confiável e otimiza o processo, devido ao conhecimento das informações!
Se quiser um conteúdo um pouco mais completo sobre competências, clique aqui para ler outro artigo meu.
Realize auditorias internas
Esse evento oportuniza a verificação de toda a documentação e operação que a empresa possui para o processo de certificação.
Aqui, é possível constatar se as pessoas compreendem os seus procedimentos/instruções de trabalho, se sabem como registrar as informações obrigatórias relacionadas às portarias de colchões e se vão dizer aquelas duas frases que citei no início deste artigo: “isso é feito só para auditoria” ou ”sempre foi feito dessa forma”.
Durante o evento (auditoria), todos os processos serão auditados para atestar a conformidade dos requisitos implantados. Com isso, podemos ter a certeza de que sua empresa está preparada para auditoria externa.
Todas estas instruções potencializam a desburocratização da certificação. Trabalhar com qualidade é uma escolha. Aqui na CS Consultoria, sempre dizemos que pegamos na mão do cliente e o conduzimos até o final da certificação e, junto com ele, damos continuidade através da manutenção do certificado.
Por último, mas não menos importante, há algumas informações interessantes sobre esse processo que deixei neste artigo, recomendo a leitura!
O melhor caminho para sua Certificação nas Portarias de Colchões 😁
A CS atua com um cronograma de trabalho sob medida para o seu momento! Construímos juntos a documentação necessária para atender as exigências pré-estabelecidas e temos consultores disponíveis para dúvidas e validações a um click de distância, sempre que você precisar.
Nosso objetivo é desmistificar a imagem de que as normas e portarias de colchões são muito difíceis de serem implementadas, demandam muito esforço das empresas e que essas certificações “mais atrapalham do que ajudam”.
Ao obter alguma certificação, a empresa demonstra aos seus colaboradores que pensa no futuro, que não quer ficar estagnada no mercado e que acredita em oportunidades de melhorias.
Então conte com a CS Consultoria para fazer com que os funcionários compreendam claramente o processo no qual atuam, entendam que o seu papel é importante para o sucesso da certificação e, assim, lutem por mais resultados para sua empresa! Clique aqui e fale com a gente!
