Engajar colaboradores em home office se tornou um desafio rotineiro na vida de milhares de gestores e empresa. Isso porque, desde o ano passado, a pandemia forçou muitas organizações a implantar esse regime de trabalho para poder operar.
Muitos estados estão em constante abertura e fechamento das atividades, pois os picos de contaminação do Covid-19 aumentam e diminuem constantemente. Dessa forma, estados e distritos decretam lockdown e as empresas não conseguem continuar suas atividades sem home office.
Antes, presencialmente, já era muito difícil engajar as pessoas. Afinal, sempre tivemos dificuldades para fazer com que os colaboradores analisassem as NCs, fizessem as coletas dos indicadores ou gerenciassem riscos, por exemplo.
Imagine agora, em um momento em que as pessoas estão em casa, cada um no seu canto. Em um tempo em que as tarefas diárias se misturam aos problemas da família e aos momentos de lazer. Como garantir que as pessoas continuem engajadas da Qualidade?
No artigo de hoje, gostaria de falar um pouco sobre o assunto. Acredito que há uma série de ações que podem ajudar a trazer as pessoas para perto, mesmo que não presencialmente. Até o final do texto, garanto que você conseguirá ter insights e adaptar alguma prática para engajar seus colaboradores!
Regra universal para engajar colaboradores em home office: garanta a infraestrutura necessária
Eu não gosto de dar certezas sobre as coisas. Porque cada contexto é um contexto e o que funciona para mim pode não fazer nenhum sentido para você. Mas nesse ponto eu não tenho medo nenhum de dizer que é uma regra.
Você precisa fornecer a infraestrutura necessária para o seu colaborador trabalhar. Seja em casa ou na empresa, os materiais que as pessoas utilizam para trabalhar são o mínimo necessário para que elas possam se engajar.
Imagine contratar um auxiliar de escritório e, quando o colaborador chegar para seu primeiro dia, descobrir que não existe um computador para ele. Ele não vai conseguir executar sua função. Isso não vai mudar só porque o colaborador está em home office.
Eu sei que isso é muito óbvio, mas às vezes deixamos isso passar batido. Então, não se esqueça, forneça o necessário para seu colaborador poder trabalhar tranquilamente. Isso pode incluir:
- Computador
- Telefone
- Materiais de escritório (canetas e etc)
- Móveis de escritório (mesa e cadeira)
- Conexão de banda larga (a famosa internet)
- Fones de ouvido com microfone (para vídeo conferencias)
- Apoio de pés
- E por aí vai.
Eu não estou dizendo que você precisa-obrigatoriamente fornecer esses itens, são apenas exemplos. Você terá de entender as rotinas de cada colaborador seu e, assim, avaliar o que ele precisa.
Apesar de básica, essa etapa é crucial. Se você falhar aqui, será muito mais difícil engajar colaboradores em home office. Afinal, se o colaborador não tiver as ferramentas certas, toda e qualquer tarefa será mais penosa e, assim, desencorajadora.
Reforce a comunicação entre as pessoas
Geralmente, os times que mais sofrem em regime de home office são aqueles que, mesmo presencialmente, já apresentam problemas de comunicação. Isso acontece porque presencialmente, mesmo que de forma mais truncada, os problemas e necessidades acabam surgindo.
Como o volume e a facilidade de comunicação aumentam no modo presencial, é mais fácil resolver as coisas.
Já no online, mesmo que as comunicações sejam otimizadas, é um pouco mais difícil iniciar conversas. Ainda que a tecnologia nos ajude muito nessa área, ainda pode haver certo “delay” na comunicação digital. Algo que uma ida até a mesa do colega de trabalho poderia sanar.
Dessa forma, para engajar colaboradores em home office é preciso intensificar e formalizar melhor as comunicações.
Como melhorar a comunicação em home office
Antes de mais nada, é interessante definir uma rotina de comunicação. No home office, é muito fácil se concentrar mais nas rotinas e se esquecer de interagir com as pessoas da equipe. E esse vácuo na comunicação é terrível para o engajamento.
Então, formalize alguns momentos de comunicação oficiais, como:
- Reuniões diárias;
- Feedbacks semanais;
- Momentos de discussão;
- Treinamentos em grupo (pode ser assistindo à um live da Fábrica 🤓);
- Discussões sobre análises dos indicadores e resultados;
- Etc.
As periodicidades desses encontros precisam ser pensadas para sua empresa e seu contexto. Também recomento esses momentos formais mesmo que vocês não estejam em home office, pois eles ajudam a reforçar a cultura.
Obviamente, você precisa planejar esses encontros, otimizá-los, mas com o tempo, isso se torna bem mais simples do que parece. E bem mais divertido também! 😊
Oficialize uma ferramenta de comunicação
Tá, esse ponto é meio polêmico, mas não dá pra fugir. Você precisa ter uma ferramenta oficial de comunicação. Algo que as pessoas saibam que precisam estar presentes, que é por ali que vão chegar comunicações mais rápidas.
Quando você está trabalhando presencialmente, as pessoas vão até a sua mesa se precisaram de você, mas como elas farão se a sua mesa estiver na sua casa? Há quilômetros de distância! Elas vão te chamar em algum chat ou coisa parecida.
Davidson, pode ser o WhatsApp?
Pode, sem dúvida, mas se você não fornecer um celular para o seu colaborador, eu desrecomendo muito fortemente. Misturar o WhatsApp profissional com o familiar no mesmo celular é uma fonte infinita de distrações.
Existem outros programas e aplicativos que podem tranquilamente exercer essa função, como o Skype, o Whereby até mesmo o Telegram.
Para engajar colaboradores em home office, você precisa levar a montanha até Maomé
Quando seu colaborador passa pelos portões da sua empresa, bate o ponto e assume seu posto de trabalho, o subconsciente dele compreende que está na hora de trabalhar. Que ele é importante na função que exerce e que está ali para fazer a diferença. Quando ele veste o uniforme, não é só uma questão de padronização, mas uma questão de pertencer a algo.
Entretanto, em casa, isso nem sempre acontece.
Nós acordamos, tomamos café e nos dirigimos ao escritório. No meio do caminho, passamos pelo cachorro, que pede um carinho. Damos bom dia aos nossos filhos, esposa, pais. Ouvimos o barulho da teve da cozinha ligada, alguém prepara algo enquanto assiste ao jornal.
Então, nos sentamos para trabalhar. Nesse momento o cachorro e os filhos entram no recinto correndo e brincando. Às vezes até pulam no colo.
Nessa nova rotina de home office, quando é que a empresa aparece na vida do colaborador? Quando ele vai sentir que pertence a algo que não, necessariamente, está fisicamente presente? Então, sim, você precisa levar um pouquinho da empresa para dentro da casa das pessoas que trabalham com você.
Kit boas-vindas
Se você usa o Linkedin, provavelmente já viu várias pessoas postando kits de boas-vindas. Aqueles que a pessoa recebe quando vai começar um job novo. Vem camiseta, caneca, adesivo e etc.
Ao contrário do que muita gente acredita, isso não é só uma jogada de marketing (não que também não seja 😁). Pelo contrário, o principal objetivo desse kit é introduzir a pessoa ao universo da empresa. Nele, estão presentes itens da cultura e do dia a dia da organização.
O kit boas-vindas transforma o local de trabalho da pessoa em um pedacinho da empresa. Então, se a pessoa está no home office, aquele passa a ser um cantinho em que a empresa está presente também. Assim, depois de passar pelas crianças, pelo cachorro e tudo mais, a pessoa se senta na estação de trabalho dela!
Não é mais só o escritório-de-casa, mas a estação de trabalho em que ela fará a diferença na sua empresa!
O fabuloso Kit Home Office para Engajar Colaboradores na Qualidade (e na empresa como um todo)! 🤓
Foi pensando nisso que nós criamos a Fábrica de Qualidade, para ajudar as pessoas a literalmente vestir a camisa da Qualidade. E agora estamos um pouco mais perto disso, nós criamos um kit de engajamento.
Com ele, você engaja as pessoas na sua empresa e traz elas pra mais perto da Qualidade. Olha só um pedacinho dele:
Essa é uma foto parcial do kit, que pode contar com:
- Camisetas
- Chaveiros
- Canecas
- Sticker (adesivos)
- Agendas inteligentes
- Planners inteligentes
- Quadros
- Porta-copos
- Calendários
Tudo customizável, com a logo da sua empresa. Também podemos desenvolver projetos especiais, criando heróis da sua empresa (exclusivos) ou produtos que contenham partes importantes da sua cultura.
Não são brindes, são ferramentas visuais que ajudam a reforçar a sua cultura! Se você quiser levar um pouco desse engajamento para sua empresa, entra em contato com a gente:
Alinhe planejamento e objetivos
Esse é outro item fundamental em qualquer regime de trabalho, presencial ou home office. Mas no formato digital, o alinhamento do que foi planejado e dos objetivos precisam ser reforçados.
Em geral, o reforço da comunicação ajuda a reduzir o problema do desalinhamento. Durante as reuniões e oportunidades de comunicação, as pessoas precisam alinhar o que a empresa espera delas e garantir que todos estão na mesma página.
No home office, é muito fácil seguir um cronograma próprio e, mesmo sem má intenção, não entregar tarefas ou resultados importantes para o restante da equipe. Então, alinhamento e planejamento são ainda mais fundamentais.
Limites são importantes, defina horários de trabalho
Geralmente, o colaborador vai manter o mesmo período de trabalho que faz presencialmente no home office. Entretanto, é muito comum que as coisas se misturem um pouco quando as pessoas começam a trabalhar em casa.
Entretanto, é extremamente importante que você ajude seu colaborador a pôr limites nisso! Ou seja, ajudá-lo a garantir que seu período de descanso seja mantido, assim como o de trabalho. Existem 2 motivos claros para isso:
Disponibilidade de comunicação
Você precisa saber quando o seu colaborador está disponível para a empresa, para poder conversar com ele, passar demandas e poder contactá-lo livremente.
É vital que sua empresa possa se comunicar com ele, mas se todos não estiverem em sintonia sobre quando isso é possível, pode ser complicado.
Saúde das pessoas
Diversos estudos tem demonstrado que o desequilíbrio inconsciente no home office pode levar as pessoas ao esgotamento e a problemas de saúde (como o Burnout). Dessa forma, para garantir o bem-estar das pessoas, é preciso manter níveis saudáveis de trabalho, garantindo que as pessoas vão descansar e relaxar.
Eticamente, esse já é motivo mais do que suficiente para atuar nisso. Mas se esse não é um problema para sua empresa, entenda que se as pessoas adoecerem, elas não irão produzir nada. Assim, de qualquer forma, garantir horários corretos de trabalho não é só uma questão de engajar colaboradores em home office. É uma questão de garantir a produtividade e a qualidade de entregas.
(P.s.: se você SÓ está preocupado com a produtividade, e acha que isso é conversa fiada, meus pêsames. Eu realmente sinto muito… pelos seus colaboradores! E espero nunca trabalhar para você ¯\_(ツ)_/¯. Sorry, eu precisava desabafar!)
Reconheça sempre o bom trabalho!
O Reforço Positivo é uma das propostas de Burrhus Frederic Skinner, uma lenda entre os maiores cientistas do comportamento. Segundo ele:
Uma pessoa tende a repetir um comportamento para o qual recebeu algum tipo de recompensa.
Então, se uma colaboradora tratar uma não conformidade e se sentir recompensada por isso, ela tende a tratar outra não conformidade. Se alguém faz algo legal, e você reconhece essa pessoa por isso, esse comportamento tende a se repetir.
Isso se intensifica se somarmos esse efeito a outro termo conhecido das ciências sociais: o Comportamento de Manada. Esse termo é utilizado para se referir a indivíduos de um coletivo que tomam as mesmas ações em determinado momento.
Esse termo é muito criticado, e tal comportamento pode ser muito perigoso, mas se bem planejado, pode ajudar muito. Se, por exemplo, a maioria das pessoas for engajada em algo, dentro da sua empresa, o efeito de manada pode reforçar isso e fazer com que cada vez mais pessoas se engajem.
Então, resumindo toda a história, reconheça as pessoas! E esse é outro comportamento que, eticamente, é muito saudável! 😊
Bônus: e-learning facilitado, e útil para engajar colaboradores em home office!
Não é segredo para ninguém que treinamento engaja pessoas, certo! Agora, em momentos de pandemia e intensificação extrema do ambiente digital, o aprendizado online (e-learning) está mais fácil ainda.
As pessoas estão cada vez mais acostumadas com o mundo online. O e-commerce explodiu em 2020. E treinar as pessoas está mais barato, além de que elas estão mais propensas a curso online. Então, aproveite essa onda!
Esteja presente, mesmo a distância!
Nós estamos habituados a relacionar a “presença” à disposição espacial em que 2 (ou mais) indivíduos se encontram. Ou seja, estar presente é ir até a casa do outro, ir até a mesa, ir até o setor, etc.
Entretanto, tenho certeza de que você consegue se lembrar de alguém que, em algum momento importante (alegre ou não), se fez presente à distância. Pode ter sido em uma ligação, uma mensagem de texto, um envio pelo correio ou até mesmo por meio de um recado entregue por outra pessoa.
É claro, a interação presencial NUNCA será substituída, para mim, ela sempre será a mais importante. Entretanto, nesse momento complicado, precisamos aproveitar as ferramentas que temos para nos manter presentes mesmo que à distância.
Presença, antes de tudo, é afeto, respeito e companheirismo para com o outro. Agora, mais do que nunca, você e sua empresa precisam estar presentes na vida do seu colaborador. Isso é o que eu acredito, e hoje, espero ter conseguido transmitir um pouco de como fazer isso. 😊
