Muitas pessoas me perguntam: “Camila, quais são as não conformidades mais comuns em fábricas de colchões?”, “O que eu faço para passar na auditoria com zero não conformidade?”, “Camila, qual é a importância de registrar uma não conformidade?”.
Foi pensando nessas perguntas que resolvi escrever este artigo. Mas, antes de mais nada, é importante saber o que é uma não conformidade (NC). Então vamos retomar o conceito:
Não conformidade é o não atendimento a um requisito que pode ser normativo ou oriundo de um procedimento interno.
Isso significa que sua empresa pode receber uma não conformidade por estar descumprindo um requisito obrigatório por alguma norma ou portaria. Bem como, por estar realizando as atividades internas de maneira diferente da que foi escrita no procedimento.
Qual é a importância de tratar as Não conformidades?
Tratar as não conformidades é importante porque elas ajudam a reduzir os problemas e falhas. Com isso, promovemos a melhoria contínua. Pense bem, como a gente vai eliminar os problemas se não sabemos onde eles estão? E é registrando as não conformidade que nós chegamos a eles.
Ao resolver um problema, é comum o colaborador trabalhar apenas no “raso”, devido a correria do dia a dia. Assim, ele acaba por corrigir aquela situação especificamente, mas não costuma analisar a causa da questão mais a fundo.
Por isso registrar a Não conformidade e tratá-la é importante, pois vamos corrigir a situação pontualmente, ou seja, no momento do ocorrido. E, na sequência, vamos analisá-la de forma mais profunda para entender porque aquela situação realmente ocorreu. A partir dali, podemos tomar ações para que não ocorra novamente, ou seja, para eliminar a causa raiz!
Não conformidade é burocracia?
É possível afirmar que muitos acreditam que a tratativa de não conformidades é meramente burocrática. Será mesmo?
Ter essa percepção vai depender de quem está preenchendo o relatório de não conformidade.
Pode ser que aos olhos de um operador de produção, por exemplo, registrar o problema no formulário seja complexo.
Imagina comigo: ele pega um formulário para preencher e se depara com um documento de duas páginas. No meio do formulário tem um “desenho” parecido com um peixe e depois tem um monte de porquês. E depois, ainda, tem uma tal de causa raiz? Ele desiste na hora.
Em contrapartida, se for alguém que já conhece as ferramentas da qualidade, vai tirar de letra o preenchimento. Pode até achar fácil!
O que eu quero dizer com isso? Que sempre precisamos pensar nas pessoas que vão preencher esses documentos no momento da elaboração.
Nesse sentido é fundamental que fique claro para os envolvidos como aqueles procedimentos funcionam e o que significa cada campo dos formulários que foram criados. O que pode sim requerer treinamento!
Diante disso, tratar não conformidades não é meramente burocracia, é essencial para o amadurecimento e evolução do sistema de gestão e da empresa.
Não conformidades comuns nas fábricas de colchões
Vejamos agora algumas não conformidades bastante recorrentes no ramo colchoeiro.
Dimensões do produto divergente daquela descrita na etiqueta
É muito comum o laboratório informar que, durante a medição do produto, percebeu-se que ele estava com um tamanho diferente da informada pelo fabricante.
Isso pode acontecer por vários motivos, entre eles, a falta da efetiva inspeção final do produto.
Para isso não acontecer na sua fábrica, faça inspeções pelo menos nos seguintes processos:
- final da laminação das espumas;
- final da montagem do colchão, e;
- antes de liberar o produto para entrega.
Frases obrigatórias com tamanho da fonte menor do que o definido pela portaria
Esses erros acontecem com frequência. Fabricantes levam não conformidades por não atenderem aos tamanhos mínimos de fonte especificados pelas portarias.
Geralmente a falha está na falta de inspeção de recebimento da etiqueta quando ela é confeccionada em gráfica externa. No entanto, também pode ser uma falha interna, quando a etiqueta é impressa internamente.
Neste último caso, o responsável pela parametrização dos dados não sabe das regras e monta a etiqueta levando em consideração apenas o melhor layout. Mais um motivo para treinamento!
Fábrica não cumpre o que está escrito em seus próprios procedimentos
Não são raras as vezes em que o procedimento diverge da prática. Vejamos um exemplo: está definido em procedimento que todo fornecedor qualificado precisa ser avaliado mensalmente.
Acontece que na prática isso não ocorre, em alguns casos fica inviável para o responsável pelo processo fazer avaliações mensais. Provavelmente, quem elaborou este procedimento não foi a pessoa que atua diretamente com esta rotina.
Resultado: NC!
Como eliminar essas não conformidades?
Acima, citei apenas algumas situações que corriqueiramente acontecem, mas tenho certeza que você se identificou com alguma delas (senão todas). Mas calma, a orientação aqui é óbvia, mas aprendi e repito: o Óbvio precisa ser dito!
Perceba que ao fazer corretamente a inspeção de recebimento dos materiais críticos e que impactam diretamente no produto final, você já elimina boa parte das chances de ter problemas.
Compreenda que, ao realizar o monitoramento durante o processo e fazer medições em intervalos planejados, também já foi meio caminho andado para ter só conformidades.
Tenha certeza de que ao elaborar procedimentos, eles estejam conformes a realidade da empresa. Não queira incluir “firulas” que só dão volume ao procedimento, mas que não agregam bons resultados. Além disso, sempre leve em consideração, é claro, aquilo que é exigido pelas portarias.
Com essas dicas, você terá a tendência positiva de ter o seu processo bem alinhado com a prática. E aos poucos vai descobrindo e eliminando outras fontes de não conformidades.
Sintetizando nosso papo sobre NCs e tratativa
Resumindo tudo, precisa ficar claro que, para todos estes problemas, a empresa investiu tempo, conhecimento e pessoas para realização das atividades. A reincidência deles resulta em custo para empresa. Ela terá que reenviar produtos para ensaio ou até mesmo destinar alguém para resolver estas não conformidades.
Tenha em mente que quando existem as regras e definições internas, mas elas não são cumpridas, a empresa tem um custo com isso, o custo da não qualidade. Portanto, procure fazer o certo desde o princípio. Tenha preguiça de REtrabalho!
Então comece hoje mesmo a fazer diferente: registre as não conformidades quando você identificá-las, chame as pessoas envolvidas nos processos para juntos encontrarem as melhores soluções e mantenha sempre treinamentos de reciclagem. Parece óbvio, mas precisamos repetir o óbvio, faz parte!
Aproveite e assista o programa em que falamos sobre este tema:
