Se você atua em uma empresa com foco em qualidade, com toda certeza já deve ter visto esta pequena sigla: POP, o nosso querido Procedimento Operacional Padrão.
Sabemos que nem sempre é tarefa fácil descrever os processos e atividades da empresa. Mas para que tudo seja realizado com padronização é fundamental implementar informação documentada.
Isso porque ter um acervo dos processos e atividades garante que os colaboradores tenham onde consultar e solucionar possíveis dúvidas ao realizar as atividades inerentes às suas funções.
Por isso, neste artigo, vamos mostrar porque o POP é um documento tão importante para as empresas, além de dar algumas dicas de como disseminar este documento na organização.
Agora, se você também quiser saber como estruturar um POP diferenciado e assertivo, fique de olho no nosso blog que em breve traremos excelentes dicas (e um artigo inteirinho dedicado a como fazer um ótimo POP, aguarde). 😉
Antes de mais nada: o que é um POP e para que serve?
Bem, conforme citamos, essa sigla significa Procedimento Operacional Padrão e trata-se de um documento onde são descritos os processos da empresa.
O POP faz parte da padronização da informação documentada do sistema de gestão da qualidade. Para entendermos melhor, toda empresa que opta por implementar um sistema de gestão da qualidade, geralmente segue a norma ISO 9001, que certifica esse tipo de sistema nas empresas.
A ISO 9001 propõe que os documentos sigam um padrão, por isso além do POP existem outros tipos de documentos. Cabe à empresa definir quais documentos fazem mais sentido de acordo com o tipo de negócio.
Mas um ponto é fato: toda empresa irá utilizar um POP, pois sua principal função é manter os processos da empresa registrados para que todos tenham o mesmo alinhamento sobre determinada atividade ou processo.
Benefícios de documentar os processos da sua empresa
O POP é responsável por manter os processos da empresa registrados para que todos tenham o mesmo alinhamento sobre determinada atividade/processo. Isso ajuda a garantir maior qualidade e eficiência nos processos, bem como padronização.
Uma vez que os processos são padronizados, podemos observar alguns pontos positivos que podem trazer benefícios para a empresa e a todas as partes interessadas. Sendo assim, vamos ver algumas dessas vantagens:
- Processos e atividades realizados de forma padrão por todos os colaboradores;
- Maior retenção do conhecimento organizacional;
- Disponibilidade das informações sempre que necessário;
- Entregas e resultados melhores;
- Agilidade e otimização do tempo;
- Mais facilidade na hora de treinar novos colaboradores;
- entre outras mais.
Como fortalecer a cultura da informação documentada
Agora que conhecemos algumas vantagens de termos os processos devidamente documentados, talvez venha o maior desafio: fortalecer a cultura e disseminar o uso da informação documentada.
Devemos ter em mente que, ao documentar os processos, a empresa terá resultados e entregas cada vez melhores. Inclusive quando a empresa opta por passar pelo processo de certificação do sistema de gestão da qualidade (pela ISO 9001, por exemplo).
Veja que se a empresa já documenta seus processos e atividades, ao passar por uma auditoria, será muito mais fácil evidenciar tudo que é visto na prática, não é mesmo? E isso significa que ela já está um passinho mais perto da certificação.
Como tornar o uso do POP natural na empresa?
Sabemos que um dos maiores desafios nas empresas é implementar novas rotinas, procedimentos e regras. Isso porque muitas vezes as empresas enfrentam a resistência à mudança, ao novo, por parte dos colaboradores.
Dessa forma, ao implementar um sistema de gestão, um dos maiores desafios é normalizar a prática de registrar a informação. Por isso, é importante que os colaboradores tenham em mente que para que a informação documentada seja eficaz, as rotinas, processos e atividades precisam ser descritas de acordo com o que é realizado na prática.
Para que esse processo se torne natural, listamos algumas estratégias. Vejamos:
- Disponibilizar materiais informativos evidenciando as boas práticas para descrever um documento;
- Realizar treinamentos sobre os POPs com os colaboradores;
- Disponibilizar modelos padronizados para os documentos;
- Disponibilizar a metodologia definida para registro da informação documentada;
- Realizar workshop na Semana Mundial da Qualidade relacionando a importância do uso dos documentos;
- Incentivar constantemente o uso e atualização da documentação;
- e por aí vai!
Por que o POP pode ser um diferencial competitivo?
Você sabia que, além de todas as vantagens que trouxemos até aqui, o POP ainda pode ir mais longe?
Uma empresa que decide estrategicamente em implantar um sistema de gestão de qualidade em que um dos pilares é a informação documentada, intrinsecamente está decidindo sair na frente dos seus concorrentes!
Isso porque um documento bem descrito, além de tornar os processos padronizados (pois todos irão seguir a mesma forma de realizar algo), auxilia também na retenção do conhecimento dos colaboradores e ainda ajuda a estruturar uma rotina nas demandas da empresa.
O que estamos querendo dizer com tudo isso é que toda essa padronização, cuidado e retenção, irão refletir não só em entregas de excelência, mas em resultados financeiros muito positivos.
Quer saber mais sobre padronização de documentos? Acompanha a gente aqui, pois em breve sairá o passo a passo para estruturar um POP de qualidade!
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